Houd jouw organisatie slank en wendbaar

Blog | 01-12-2020

Bureaucratie kost veel geld en bedreigt continuïteit

De kosten van bureaucratie zijn enorm. Deskundigen schatten dat we wereldwijd de komende 10 jaar 10 triljard dollar (!) extra inkomen winnen als we ons BMI substantieel verlagen.

Bureaucratie werkt vertragend en verlammend op de werking van jouw organisatie.

Dat is levensgevaarlijk: in een wereld die snel verandert, zijn de overlevingskansen van organisaties met een hoog BMI heel klein.

 

Factoren

Wat kost bureaucratie een organisatie nu eigenlijk? Eenvoudig te berekenen is het niet, maar experts Gary Hamel en Michele Zanini kwamen tot de volgende kostenaspecten:

  1. Hierarchie: teveel managers, teveel organisatielagen;
  2. Weerstand: teveel rompslomp die besluitvorming vertraagt;
  3. Eilandvorming: teveel focus op interne issues;
  4. Autonomie: teveel beperkingen in zelfstandig handelen, teveel regels;
  5. Conformiteit: ongewone en afwijkende ideeën worden afgeschoten;
  6. Verlamming: teveel hindernissen om te experimenteren;
  7. Politiek: teveel energie in het winnen van macht en invloed.

Niet zo makkelijk te berekenen, dus. Maar goed om ze toch te beredeneren. Daarvoor bedachten Hamel en Zanini de Bureaucracy Mass Index.

BMI – Bureacracy Mass Index

BMI is een simpele en goede indicator voor de mate van bureaucratie in een organisatie.

De score ontstaat door 10 eenvoudige vragen te beantwoorden:

  1. Uit hoeveel lagen bestaat jouw organisatie?

    Voorbeeld Organisatie BMI

    Voorbeeld Organisatie BMI

  2. Hoeveel tijd besteed je aan bureaucratisch gedoe?
  3. Hoeveel vertraging ervaar jij in besluitvorming en actie door bureaucratie?
  4. In welke mate gaan jouw contacten met jouw leidinggevende(n) over interne zaken?
  5. In jouw werk, hoeveel autonomie ervaar(t) jij en jouw team om in het stellen van doelen en het kiezen van prioriteiten?
  6. Hoe vaak worden uitvoerende medewerkers betrokken in het bedenken en uitvoeren van verbeterinitiatieven?
  7. Hoe reageren collegae op afwijkende ideeën?
  8. Hoe eenvoudig is het voor een medewerker om een project te starten waarvoor de inzet van collegae en een klein beetje budget nodig is?
  9. Hoe vaak speelt vriendjespolitiek een rol in de carrière-ontwikkeling in jouw organisatie?

 

Vul de survey zelf in op de site van Humanocracy, het recente boek van Hamel en Zanini: Mijn BMI

Hiernaast zie je een (best goed) voorbeeld resultaat na het invullen van zo’n enquête.

 

Maak de organisatie slank en wendbaar

Hoe zorg je er nu voor dat jouw organisatie slank en wendbaar blijft?

Ga in ieder val aan de slag met de volgende verbeterkansen:

  1. Vergeet perfectie
  2. Reduceer de overhead
  3. Maak eenvoud en transparantie leidend
  4. Van regels naar principes en missie
  5. Bestuurlijke wijsheid en protest
  6. Van Regels naar Verantwoordelijkheid
  7. Anders organiseren
1. Vergeet perfectie

Perfectionisme is vaak de oorzaak van bureaucratie. Breek de regels. Maak het makkelijk voor medewerkers om elke regel die hindert direct aan de kaak te stellen. Check Arboned, voormalig directeur Paul Verburgt sloopte heel wat oude regels uit de organisatie.

2. Reduceer de overhead

Stafafdelingen zijn bedoeld om de primaire onderdelen van een organisatie te ontlasten. Maar dat laatste wordt makkelijk vergeten. En zo gaan stafafdelingen onbedoeld meer vragen van de primaire onderdelen. Door staftaken terug te brengen ‘in de lijn’ wordt die verleiding veel kleiner. Check Buurtzorg, een goed presenterende zorgverlener met een extreem kleine staf.

3. Maak eenvoud en transparantie leidend

Ingewikkeld gedoe vertraagt. Maak het werken eenvoudig en transparant. En decimeer het Handboek Medewerkers.

4. Van regels naar principes en missie

Min of meer voortbordurend op het derde punt: maak de bestemming en de missie duidelijk, beperk de regels tot de essentie. Beschrijf die essentie in slechts enkele basisprincipes, uitgangspunten of kernwaarden. En laat de dagelijkse invulling daarvan aan de medewerkers.

5. Bestuurlijke wijsheid en protest

Stimuleer het delen van afwijkende meningen, organiseer een tegenstem. Laat zien dat het management openstaat voor een andere kijk. Geef die andere meningen alle ruimte.

6. Van Regels naar Verantwoordelijkheid

Vertrouw het gezond verstand van mensen. Ze kopen huizen, trouwen, stichten gezinnen. Ze zijn prima in staat besluiten te nemen. Kleine én grote. Geef ze gewoon duidelijkheid over hun mandaat. En geef ze een groot mandaat.

7. Anders organiseren

Dat is een onderwerp op zich. Verken de opgekomen alternatieve organisatievormen zoals bijvoorbeeld holocratie of sociocratie 3.0.

 

Jouw eerste “hack”

Heb je zin om aan de slag te gaan? Op de Humanocracy site vind je een praktische aanpak voor het hacken van een stukje bureaucratie.

Probeert het eens! Je vindt de aanpak op: Hacking Bureaucracy

Maandelijks nieuws ontvangen?