Zero Distancing – Verbonden samen werken in verspreid werkende teams

Blog | 27-07-2020

Hoe zorg je voor dat iedereen verbonden blijft in een verspreid werkend team?

We maken van de nood een deugd. Van gedwongen vanuit huis werken naar een mix van thuis en kantoor. Prima ontwikkeling. Meer tijd voor privé, minder files, hogere productiviteit.

Maar onverbondenheid ligt op de loer. Verspreid werken vraagt meer dan we gewend waren.

De afgelopen maanden was een onze agenda rijkelijk gevuld met geplande calls. Weg spontane praatjes bij het koffie-apparaat of tijdens een wandeling door de kantoortuin.

Hoe voorkom je nu dat medewerkers jouw “gedistribueerde organisatie” gaan beleven als volle weken met tig geplande on- en offline meetings over KPI’s? En langzaam afhaken …?

Door continu aan verbinding te werken. En door samen aan resultaat te werken.

Hieronder vind je een aantal praktische stappen waarmee je verbinding en vooruitgang borgt.

Als eerste de categorie “Blijf verbonden” – tips waarmee je, ondanks de afstand, goed in contact blijft. Ten tweede de categorie “Boek resultaat” – tips waarmee je borgt dat je met jouw team(s) vooruitgang blijft maken. En tot slot jouw spoor naar Zero Distancing op werk.

 

1. Blijf verbonden

a. Neem virtuele koffies

Op kantoor heb je toevallige ontmoetingen zoals bij het koffieapparaat. Dan maak je een spontaan praatje. Je hoeft nu ook niet alles te plannen. Tik af en toe even bij jouw teamleden aan. En vraag hoe het met jouw collega gaat. Of het thuiswerken lukt, in welke mate hij/zij de energie en middelen heeft zijn werk te kunnen doen. Leidt je een team, zorg dan dat je alle teamleden regelmatig 1:1 spreekt.

b. Organiseer online borrels

Spreek af dat je het niet over werk hebt, benoem of gezinsleden en huisdieren welkom zijn. Je kunt zelfs een thema kiezen zoals bijvoorbeeld “favoriete films”. Of een online spelletje doen, er is heel veel te vinden. Let wel op: als je een borrel organiseert, zorg ervoor dat iedereen zich welkom voelt, ook als hij/zij geen alcohol drinkt. Blijf creatief!

c. Complimenteer vaker

Teamleden groeien van feedback. Wees er alert op complimenten te blijven delen. Deed je dat niet zo vaak? Maar er dan nu een aandachtspunt van. Complimenteren kun je in online teammeetings, maar natuurlijk ook in tussentijdse 1:1 contacten.

2. Boek resultaat met elkaar

Om samen te werken aan resultaat, doelen te realiseren, zijn er drie belangrijke – en tijdloze – succesfactoren:

a) Creëer duidelijkheid

Bekijk jouw jaarplan, pas waar nodig de doelen aan, bespreek ze met elkaar. Beperk jezelf in het aantal doelen en wees helder in de formulering. Leg ze vast. Zo weet iedereen wat de bedoeling is.

b) Vergroot eigenaarschap

Nodig teams uit de korte termijn organisatiedoelen te vertalen in initiatieven met een helder resultaat. Help teamleiders die initiatieven uit te werken in heldere afspraken met de teamleden. Leg die afspraken vast. Zo kent iedereen zijn aandeel.

c) Breng ritme aan

Zorg voor een frequente “hartslag” in jouw organisatie. Vraag de teams in jouw organisatie wekelijkse korte meetings te organiseren. In die check-ins kunnen teamdelen de status van de initiatieven en hun afspraken bespreken. En vervolgens eventuele hulpvragen doornemen en de afspraken voor de komende periode doornemen. Zo weet iedereen waar het team staat.

 

3. Zero Distancing

Met de bovenstaande tips blijf je heel dicht bij elkaar in de uitvoering. Zero distancing noemen we dat. Daarmee bedoelen we het elkaar op de hoogte houden van en helpen bij de voortgang. Denk aan teamleden die wekelijks inchecken met elkaar, voortgang delen, hulpvragen bespreken. Je beklimt de berg met elkaar, en je blijft bij elkaar in de buurt. Op zero distance. Zonder elkaar op de huid te zitten. Veilig dichtbij. En zeker niet strafbaar. 😉

Maandelijks nieuws ontvangen?